Hướng Dẫn Sử Dụng Máy Photocopy Đúng Cách Hằng Ngày Cho Văn Phòng
Dùng máy photocopy đúng cách: thói quen hằng ngày giúp máy bền, ít lỗi
Phần lớn lỗi máy photocopy văn phòng không đến từ máy "kém", mà từ thói quen sử dụng: rút điện khi máy đang chạy, xếp giấy quá vạch, copy bản gốc còn ghim, chỉnh độ đậm lên tối đa. Bài viết tổng hợp những thao tác đúng mà mọi người dùng chung máy trong văn phòng nên biết – từ lúc bật máy buổi sáng đến khi tắt máy cuối ngày. Nếu anh chị là người lần đầu dùng máy, xem thêm hướng dẫn cho người mới dùng máy photocopy.
Tóm tắt nhanh
Bật tắt bằng nút nguồn, xếp giấy dưới vạch, gỡ ghim bản gốc, không chỉnh đậm tối đa và lau kính mỗi tuần
Thói quen quan trọng nhất là không rút điện khi máy đang chạy hoặc đang ngủ. Khi màn hình báo mã lỗi, chụp lại, tắt bật một lần rồi báo kỹ thuật thay vì tắt bật nhiều lần.
Bật máy và chuẩn bị buổi sáng
- Bật máy bằng công tắc chính (thường ở cạnh hoặc mặt trước), sau đó nhấn nút nguồn trên bảng điều khiển nếu máy yêu cầu.
- Chờ máy khởi động hoàn tất (màn hình hiện sẵn sàng). Máy cần làm nóng cụm sấy nên mất từ vài chục giây đến vài phút tùy dòng.
- Kiểm tra nhanh: khay giấy còn giấy, màn hình không báo lỗi, không có giấy kẹt từ hôm trước.
- Nếu phòng ẩm (mùa nồm), để máy chạy vài phút trước khi in số lượng lớn.
Xếp giấy đúng cách
| Việc nên làm | Việc không nên |
|---|---|
| Xòe tập giấy cho tơi trước khi xếp | Đặt nguyên tập giấy dính chặt vào khay |
| Xếp thấp hơn vạch giới hạn | Nhồi giấy quá vạch |
| Chỉnh thanh chặn sát mép, không ép | Ép chặt làm giấy cong |
| Dùng một loại giấy cho một khay | Trộn giấy mới và giấy tái sử dụng |
| Giấy dày, phong bì dùng khay tay | Cho giấy bìa vào khay thường |
Giấy là nguyên nhân hàng đầu của kẹt giấy. Xem thêm cách xử lý máy photocopy bị kẹt giấy.
Đặt bản gốc và chọn chế độ copy
Mặt kính hay bộ nạp bản gốc (ADF)
- Mặt kính: dùng cho sách, tài liệu đóng gáy, giấy mỏng, nhàu, giấy có kích thước lạ. Đặt mặt cần copy úp xuống, căn theo mũi tên ở góc kính.
- ADF: dùng cho tập tài liệu nhiều trang rời, phẳng. Đặt mặt cần copy ngửa lên (hầu hết máy), chỉnh thanh dẫn sát mép.
- Gỡ ghim, kẹp, băng dính khỏi bản gốc trước khi copy, nhất là khi đưa qua ADF.
- Đóng nắp kính khi copy trên mặt kính để bản copy sạch viền, không chói mắt.
Chọn chế độ phù hợp
| Loại bản gốc | Chế độ nên chọn |
|---|---|
| Văn bản đánh máy | Text / Văn bản |
| Văn bản có ảnh | Text/Photo |
| Ảnh, hình in | Photo |
| Bản gốc nhạt, bút chì | Tăng độ đậm 1–2 nấc |
| Bản gốc nền màu, giấy tái chế | Bật xóa nền, giảm độ đậm |
Xem chi tiết cách điều chỉnh đậm nhạt máy photocopy.
Màn hình cảm ứng và khay ra giấy máy photocopy Fujifilm Apeos C2060
Copy và in tiết kiệm
- Copy 2 mặt (duplex) cho tài liệu nội bộ – tiết kiệm một nửa giấy.
- Gộp 2 hoặc 4 trang trên 1 tờ (N-up) cho tài liệu tham khảo.
- Chọn chế độ tiết kiệm mực (Toner Save) nếu máy có, cho bản nháp.
- Gộp lệnh in thay vì gửi từng trang – máy khởi động, làm sạch ít lần hơn.
- Xem trước khi in để tránh in nhầm, in thừa.
Thêm mẹo: tiết kiệm mực cho máy photo.
Văn phòng cần người hướng dẫn nhân viên dùng máy, cài in mạng, scan về máy tính? Gọi 0972.416.777 hoặc nhắn Zalo 0983.504.555 – kỹ thuật viên Thần Vũ hỗ trợ tận nơi tại Hà Nội.
Xử lý tình huống thường gặp
| Tình huống | Làm gì |
|---|---|
| Báo kẹt giấy | Đọc vị trí trên màn hình, kéo giấy theo chiều chạy, chờ cụm sấy nguội |
| Báo hết mực | Lắc nhẹ hộp mực, thay hoặc gọi đổ mực |
| Bản copy có vệt dọc | Lau dải kính ADF |
| Bản in mờ | Kiểm tra mực, chế độ đậm nhạt |
| Hiện mã lỗi kèm số | Chụp màn hình, tắt bật lại một lần, gọi kỹ thuật nếu còn |
Tra cứu đầy đủ: tổng hợp lỗi thường gặp của máy photocopy.
Vệ sinh nhanh hằng tuần
- Tắt máy.
- Lau mặt kính bằng khăn mềm hơi ẩm, lau khô.
- Lau dải kính ADF (dải kính hẹp bên trái mặt kính).
- Lau tấm trắng mặt dưới nắp kính.
- Lau vỏ máy, bảng điều khiển bằng khăn khô.
- Kiểm tra khay ra giấy, loại bỏ mẩu giấy vụn.
Không phun nước, dung dịch trực tiếp lên máy; không mở các nắp bên trong để lau. Hướng dẫn chi tiết: vệ sinh và bảo dưỡng máy photocopy tại nhà.
Tắt máy cuối ngày
- Đảm bảo không còn lệnh in đang chạy.
- Nhấn nút nguồn trên bảng điều khiển, chờ máy tắt hẳn (quạt có thể chạy thêm để làm mát cụm sấy).
- Tắt công tắc chính nếu văn phòng nghỉ dài ngày.
- Không rút phích ngay khi vừa tắt.
Nhiều văn phòng để máy ở chế độ ngủ qua đêm để sáng in được ngay – điều này không hại máy, máy ngủ tiêu thụ rất ít điện.
Dùng khay tay đúng cách
Khay tay (bypass) là "cửa sau" để in giấy đặc biệt: bìa, giấy dày, phong bì, giấy khổ lạ, nhãn dán dành cho máy laser. Khay tay hay kẹt nhất nếu dùng sai. Quy tắc:
- Đặt ít giấy (khoảng 10–20 tờ với giấy thường, ít hơn với giấy dày).
- Chỉnh thanh dẫn sát hai mép giấy.
- Chọn đúng khổ và loại giấy trên màn hình (Thick, Envelope, Label…) – máy sẽ điều chỉnh nhiệt sấy và tốc độ.
- Phong bì: dán kín nắp, đặt đúng chiều theo hình minh họa trên khay.
- Không đưa giấy in nhiệt, giấy có lớp nhựa không chịu nhiệt vào khay tay.
Dùng máy photocopy trong mùa nồm
Mùa nồm ở Hà Nội là thời điểm máy photocopy hay kẹt giấy, lem mực, xám nền nhất. Vài điều chỉnh nhỏ giúp giảm hẳn lỗi: chỉ lấy giấy đủ dùng trong ngày cho vào khay; cất giấy dư trong bao kín, nên kèm gói hút ẩm; bật chế độ hút ẩm của điều hòa phòng đặt máy vào buổi sáng; để máy chạy vài phút trước khi in nhiều. Nếu lỗi vẫn kéo dài, hãy gọi kỹ thuật kiểm tra cụm sấy.
Thông tin thêm: phân công người phụ trách máy
Máy dùng chung dễ rơi vào tình trạng "ai cũng dùng, không ai lo". Một người phụ trách máy giúp: theo dõi mực, giấy; ghi lại lỗi và gọi kỹ thuật kịp thời; hướng dẫn nhân viên mới; giữ bảng lịch sử thay linh kiện. Với văn phòng không muốn lo phần kỹ thuật, có thể chọn thuê máy photocopy đã bao gồm bảo trì, hoặc đăng ký bảo trì định kỳ cho máy đang dùng. Những thói quen nên tránh được tổng hợp trong bài thói quen cần tránh khi dùng máy photocopy.
Thần Vũ · Dịch vụ máy văn phòng Hà Nội
Văn phòng cần hướng dẫn nhân viên dùng máy photocopy?
Nhắn Zalo model máy và việc cần hỗ trợ (cài in mạng, scan về máy tính, hướng dẫn thao tác) – Thần Vũ hẹn lịch, báo chi phí trước.
3 cơ sở hỗ trợ tận nơi
- Phú DiễnBắc Từ Liêm · Cầu Giấy · Nam Từ LiêmXem đường đến cơ sở 1 →
- Long BiênLong Biên · Gia Lâm · Hoàn Kiếm
- Thanh XuânThanh Xuân · Hà Đông · Hoàng Mai · Đống Đa
Khu vực phục vụ
Thần Vũ có cơ sở tại Phú Diễn (Bắc Từ Liêm), Long Biên và Thanh Xuân. Kỹ thuật viên đi máy hằng ngày ở Bắc Từ Liêm, Nam Từ Liêm, Cầu Giấy, Tây Hồ, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Thanh Xuân, Hà Đông, Hoàng Mai, Long Biên, Gia Lâm và Hoài Đức. Giờ làm việc 7h30–18h00, Thứ 2 – Thứ 7.
Câu hỏi thường gặp
Có nên để máy photocopy bật cả ngày?
Có. Máy sẽ tự chuyển chế độ ngủ khi không dùng, tiêu thụ ít điện và sẵn sàng in nhanh. Tắt bật nhiều lần trong ngày làm cụm sấy nóng lạnh liên tục, không có lợi.
Copy sách dày có làm hỏng mặt kính không?
Không nếu ấn nhẹ, đều tay. Không ngồi, tì mạnh hoặc đặt vật nặng lên nắp kính.
Vì sao không nên chỉnh độ đậm tối đa?
Độ đậm cao làm tốn mực, nền xám, mực dễ bám cụm sấy và hộp mực thải nhanh đầy.
