Những lưu ý trước khi mua máy photocopy
Máy photocopy là một trong những thiết bị khá hữu ích và cần thiết trong những văn phòng lớn dùng để in ấn các văn bản tài liệu. Hay thậm chí nếu bạn không muốn phải tốn tiền ra quán để in những tài liệu cần thiết, bạn cũng có thể sắm cho mình một chiếc máy photocopy. Tuy nhiên về mặt giá cả thì máy photocopy khá đắt. Nếu bạn đang cân nhắc không biết nên mua loại máy photocopy nào cho phù hợp với giá cả và mục đích công việc của mình thì hãy tham khảo những điều lưu ý dưới đây.
Bước 1: Lựa chọn model máy nhỏ gọn có thể đặt trên bàn
Nếu bạn mua máy photocopy để dùng ở nhà hay ở công ty thì nên mua loại model máy nhỏ gọn, có thể đặt trên bàn. Loại model máy này vừa rẻ và tiện hơn rất nhiều những model máy khác lớn hơn.
Bước 2: Nắm được kiến thức cơ bản
Máy photocopy laser: thường nhanh hơn, rẻ hơn và hoạt động lâu hơn.
Máy photocopy kỹ thuật số: sử dụng thuận tiện hơn và phổ biến hơn so với máy photocopy Analog.
Máy photocopy màu: thường đắt tiền hơn và hay gặp trục trặc hơn so với máy photocopy đen trắng. Nếu cần thiết phải in tài liệu màu, bạn có thể chọn mua loại máy photocopy Hybrid (mô hình lai).
Bước 3: Cân nhắc máy photocopy đa chức năng
Ngày nay hầu như tất cả các loại máy photocopy đều có chức năng giống như một chiếc máy in, có thể quét hoặc gửi và nhận fax. Một chiếc máy photocopy đa chức năng có nhiều ưu và nhược điểm hơn so với một máy photocopy đơn giản kết hợp với những loại máy khác:
Giá cả mua một máy photocopy đa chức năng thường rẻ hơn so với việc mua những bộ máy riêng biệt. Thêm nữa bạn cũng có thể sử dụng được mọi chức năng giống như khi bạn sử dụng nhiều máy riêng biệt kết hợp với nhau.
Việc sử dụng loại máy photocopy đa chức năng sẽ làm giảm thiểu trục trặc khi hoạt động.
Ở những văn phòng lớn người ta thường sử dụng nhiều máy để giảm thiểu thời gian phải chờ đợi.
Bước 4: Kiểm tra tốc độ in ấn
Máy photocopy hoạt động trong một thời gian dài thường gặp phải nhiều trục trặc. Do đó bạn nên kiểm tra tốc độ in và cân bằng việc sử dụng máy.
Bước 5: Research finisher information
Hầu hết máy photocopy văn phòng đều có chức năng tự động phân loại nhiều trang tài liệu. Ngoài ra bạn còn có thể thêm các chức năng khác như:
Số thùng đựng giấy (có thể phân loại bao nhiêu tài liệu khác nhau cùng một lúc)
Công suất của mỗi thùng đựng giấy (có thể lưu trữ được bao nhiêu trang sau khi in xong)
Có thể ghim tài liệu tự động hay tạo lỗ đục để ghim hay không? Tính năng này có thể rất quan trọng cho các văn phòng lớn khi phải in nhiều tài liệu.
Bước 6: Finish your research
Trước khi bạn đưa ra quyết định cuối cùng, hãy xem lại những lưu ý sau:
Máy photocopy có hỗ trợ in hai mặt hay không (in 2 mặt trên một trang giấy)?
Máy photocopy có thể tăng hoặc giảm kích một tài liệu hay không?
Máy photocopy có hỗ trợ nếu bạn sử dụng kích cỡ không chuẩn hay không?
Hầu hết các máy photocopy màu chất lượng cao thường đi kèm bộ xử lý hình mành quét (Raster Image Processor -RIP). Nếu máy photocopy của bạn không có thì bạn phải mua thêm một bộ ngoài.
