Chọn Máy Photocopy Theo Lượng In: Công Suất, Tốc Độ, Dòng Máy Phù Hợp
Chọn máy photocopy theo lượng in: tránh "máy nhỏ chạy quá sức"
Lỗi phổ biến nhất khi chọn máy photocopy là chọn sai công suất: văn phòng in nhiều mua máy nhỏ vì rẻ, máy chạy quá sức, kẹt giấy và hỏng liên tục; hoặc văn phòng in ít mua máy lớn, tốn tiền và chỗ. Bài viết tập trung vào cách tính lượng in thực tế, hiểu các thông số tốc độ và công suất, và gợi ý nhóm máy phù hợp. Danh sách đầy đủ những điều cần cân nhắc khi mua máy có trong bài checklist trước khi mua máy photocopy.
Tóm tắt nhanh
Tính lượng in mỗi tháng, cộng mùa cao điểm, rồi chọn máy có công suất khuyến nghị dư một khoảng
Đừng chọn theo giá hay theo công suất tối đa: máy nhỏ chạy quá sức sẽ kẹt giấy, hỏng cụm sấy sớm, còn máy quá lớn thì tốn tiền, điện và chỗ đặt.
Cách tính lượng in thực tế của văn phòng
- Xem bộ đếm máy cũ: ghi counter đầu tháng và cuối tháng.
- Nếu chưa có máy: ước tính theo số người × số trang mỗi người/ngày × số ngày làm việc.
- Cộng thêm mùa cao điểm: quyết toán, hồ sơ thầu, kỳ thi – lượng in có thể tăng gấp đôi.
- Dự phòng tăng trưởng: văn phòng sẽ thêm người trong 2–3 năm tới?
Ví dụ minh họa: văn phòng 15 người, mỗi người trung bình 20 trang/ngày, 22 ngày/tháng ≈ 6.600 trang/tháng; cộng mùa cao điểm có thể lên khoảng 10.000. Nhóm máy phù hợp là A3 tốc độ 30–45 trang/phút.
Bảng chọn nhanh theo lượng in
| Lượng in + copy mỗi tháng | Tốc độ gợi ý | Nhóm máy ví dụ |
|---|---|---|
| Dưới khoảng 3.000 trang | 20–40 trang/phút (A4) | Máy A4 đa năng như Ricoh IM 430F, hoặc máy A3 nhỏ |
| Khoảng 3.000–10.000 trang | 25–35 trang/phút | Ricoh MP 3054/3554, Fujifilm Apeos 3060, Toshiba e-Studio tầm trung |
| Khoảng 10.000–30.000 trang | 40–55 trang/phút | Ricoh MP 4054/5054, Toshiba e-Studio 4508A/5508A |
| Trên 30.000 trang | 55 trang/phút trở lên | Ricoh MP 6055, MP 7503, máy công suất lớn |
| In màu thường xuyên | Theo lượng in màu | Fujifilm Apeos C2060/C3070, Ricoh IM C |
Tốc độ: không chỉ để in nhanh
Tốc độ ghi trên máy là tốc độ in liên tục khổ A4. Trong thực tế văn phòng, tốc độ cao còn có ý nghĩa:
- Ít phải chờ: nhiều người gửi lệnh cùng lúc không bị xếp hàng lâu.
- Linh kiện thiết kế cho tải lớn: máy tốc độ cao thường dùng linh kiện bền hơn, chu kỳ thay dài hơn.
- Thời gian bản đầu tiên (first copy time) cũng quan trọng với văn phòng hay copy 1–2 bản.
Tuy nhiên tốc độ cao đi kèm máy lớn, tiêu thụ điện nhiều hơn, giá cao hơn.
Công suất khuyến nghị và công suất tối đa
Nhiều người nhầm công suất tối đa (maximum duty cycle) là mức dùng bình thường. Thực tế, công suất tối đa là mức máy chịu được trong một tháng cao điểm; dùng liên tục ở mức này sẽ làm máy nhanh hỏng. Hãy chọn máy có công suất khuyến nghị cao hơn lượng in trung bình của văn phòng một khoảng an toàn.
Các thông số khác cần cân nhắc cùng công suất
| Thông số | Ý nghĩa với văn phòng in nhiều |
|---|---|
| Số khay, dung lượng giấy | Ít phải nạp giấy, giảm gián đoạn |
| Bộ nạp bản gốc dung lượng lớn | Copy/scan tập dày nhanh |
| Scan 2 mặt 1 lượt | Số hóa hồ sơ nhanh |
| Ổ cứng | Copy nhiều bộ, in bảo mật |
| Bộ hoàn thiện | Đóng ghim, chia bộ tự động |
Hai máy photocopy màu Fujifilm Apeos C2060 đã kiểm tra, sẵn sàng giao cho văn phòng
Chưa biết văn phòng mình in bao nhiêu và nên chọn máy nào? Gọi 0972.416.777 hoặc nhắn Zalo 0983.504.555 – Thần Vũ khảo sát lượng in thực tế, đề xuất máy phù hợp, có máy chạy thử.
Sai lầm khi chọn công suất
- Chọn theo giá rẻ: máy nhỏ chạy quá tải, kẹt giấy, hỏng cụm sấy, lô kéo giấy sớm.
- Chọn theo "thừa còn hơn thiếu": máy quá lớn so với nhu cầu, tốn tiền mua, điện, chỗ đặt.
- Bỏ qua mùa cao điểm: máy đủ dùng bình thường nhưng quá tải mùa quyết toán.
- Không tính số người dùng chung: 20 người dùng một máy chậm sẽ xếp hàng liên tục.
Gợi ý theo loại hình đơn vị
| Đơn vị | Gợi ý |
|---|---|
| Văn phòng nhỏ 3–5 người | Máy A4 đa năng hoặc A3 nhỏ |
| Văn phòng 10–20 người | A3 tốc độ 30–45 trang/phút, scan 2 mặt |
| Phòng kế toán, luật, hồ sơ | A3 tốc độ cao, ổ cứng, bộ hoàn thiện |
| Trường học, phòng giáo vụ | A3 tốc độ cao, bền, khay lớn |
| Nhà máy, phòng in tập trung | Máy công suất lớn, có hợp đồng bảo trì |
| Văn phòng quảng cáo, thiết kế | Máy màu A3 |
Ví dụ chọn máy cho 3 văn phòng điển hình
Văn phòng kế toán dịch vụ 8 người: in chứng từ, báo cáo, scan hóa đơn gửi khách. Lượng in khoảng 4.000–6.000 trang/tháng, cao điểm cuối quý. Gợi ý: máy A3 tốc độ 30–35 trang/phút, có ADF quét 2 mặt, scan gửi email/thư mục. Ví dụ nhóm Ricoh MP 3054/3554.
Trường THCS, phòng giáo vụ: in đề kiểm tra, tài liệu số lượng lớn tập trung vào mùa thi. Lượng in trung bình không quá cao nhưng cao điểm rất lớn. Gợi ý: máy A3 tốc độ 45–55 trang/phút, khay giấy lớn, bền. Ví dụ nhóm Ricoh MP 4054/5054 hoặc Toshiba e-Studio 4508A/5508A.
Phòng hành chính nhà máy 300 công nhân: in biểu mẫu, phiếu lương, tài liệu đào tạo, bản vẽ. Lượng in trên 30.000 trang/tháng. Gợi ý: máy tốc độ cao 55–75 trang/phút, có hợp đồng bảo trì định kỳ. Ví dụ Ricoh MP 6055, MP 7503.
Đừng quên chi phí điện và diện tích
Máy tốc độ cao tiêu thụ điện nhiều hơn khi chạy và cần diện tích lớn hơn (đặc biệt khi có bộ hoàn thiện, khay lớn). Với văn phòng nhỏ, chọn máy vừa đủ công suất giúp tiết kiệm cả điện và không gian. Máy đời mới có chế độ ngủ tiêu thụ rất ít điện khi không dùng.
Thông tin thêm: thuê máy giúp điều chỉnh công suất linh hoạt
Một lợi thế của thuê máy photocopy là khi lượng in thay đổi, văn phòng có thể đổi máy lớn hơn hoặc nhỏ hơn theo hợp đồng, thay vì bán máy cũ mua máy mới. Giá thuê máy đen trắng tại Thần Vũ từ 800.000đ/tháng theo hợp đồng số bản in (counter) – xem cách tính giá thuê theo counter. Nếu muốn mua, tham khảo các dòng Ricoh MP 3054/3554, Ricoh MP 4054/5054, Toshiba e-Studio 4508A/5508A đã kiểm tra.
Thần Vũ · Dịch vụ máy văn phòng Hà Nội
Chưa biết văn phòng mình nên chọn máy photocopy công suất nào?
Nhắn Zalo số người, lượng in mỗi tháng và nhu cầu scan, in màu – kỹ thuật viên gợi ý máy phù hợp để chạy thử.
3 cơ sở hỗ trợ tận nơi
- Phú DiễnBắc Từ Liêm · Cầu Giấy · Nam Từ LiêmXem đường đến cơ sở 1 →
- Long BiênLong Biên · Gia Lâm · Hoàn Kiếm
- Thanh XuânThanh Xuân · Hà Đông · Hoàng Mai · Đống Đa
Khu vực phục vụ
Thần Vũ có cơ sở tại Phú Diễn (Bắc Từ Liêm), Long Biên và Thanh Xuân. Kỹ thuật viên đi máy hằng ngày ở Bắc Từ Liêm, Nam Từ Liêm, Cầu Giấy, Tây Hồ, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Thanh Xuân, Hà Đông, Hoàng Mai, Long Biên, Gia Lâm và Hoài Đức. Giờ làm việc 7h30–18h00, Thứ 2 – Thứ 7.
Câu hỏi thường gặp
Máy 35 trang/phút có đủ cho văn phòng 20 người không?
Phụ thuộc lượng in thực tế. Nếu mỗi người in ít, đủ dùng; nếu in nhiều hoặc hay in tập dày, nên chọn máy nhanh hơn hoặc thêm máy thứ hai.
Có nên mua 2 máy nhỏ thay vì 1 máy lớn?
Hai máy giúp dự phòng khi một máy hỏng và giảm xếp hàng, nhưng tốn chỗ và vật tư hai loại. Cân nhắc theo bố trí văn phòng.
Máy cũ tốc độ cao có tốt hơn máy mới tốc độ thấp?
Máy cũ tốc độ cao đã kiểm tra, thay vật tư thường bền, phù hợp văn phòng in nhiều với ngân sách hạn chế. Cần mua ở nơi có kỹ thuật hỗ trợ.
