Hướng Dẫn Dùng Máy Photocopy Cho Người Mới: Copy, In, Scan Từng Bước

Lần đầu dùng máy photocopy? Bắt đầu từ đây

Nhân viên mới, sinh viên thực tập hay người lần đầu đứng trước một chiếc máy photocopy văn phòng thường bối rối với màn hình nhiều nút, nhiều khay, nhiều nắp. Bài hướng dẫn này đi từng bước từ việc nhận biết các bộ phận đến copy, in và scan – đủ để anh chị tự tin dùng máy ngay trong ngày đầu. Các thao tác minh họa áp dụng chung cho hầu hết máy Ricoh, Toshiba, Sharp, Fujifilm/Fuji Xerox, Canon; vị trí nút có thể khác đôi chút theo dòng máy.

Nhận biết các bộ phận của máy photocopy

Bộ phận	Vị trí thường gặp	Dùng để
Nắp kính và mặt kính	Trên cùng	Đặt bản gốc từng trang, sách
Bộ nạp bản gốc (ADF)	Trên nắp kính	Copy/scan tập nhiều trang tự động
Bảng điều khiển / màn hình	Mặt trước, phía trên	Chọn chức năng, cài đặt
Khay giấy 1, 2…	Phía dưới	Chứa giấy A4, A3
Khay tay (bypass)	Cạnh phải	Giấy dày, phong bì, khổ đặc biệt
Khay ra giấy	Giữa hoặc cạnh trái	Nhận bản in, bản copy
Công tắc nguồn chính	Cạnh hoặc mặt trước	Bật/tắt máy

Copy tài liệu

Copy 1 mặt từ mặt kính

1. Nhấn Copy trên màn hình (nếu máy đang ở chức năng khác).
2. Mở nắp kính, đặt bản gốc úp xuống, góc trên trái trùng mũi tên.
3. Đóng nắp kính.
4. Kiểm tra khổ giấy (thường tự động), nhập số bản.
5. Nhấn Start.

Copy tập tài liệu bằng ADF

1. Gỡ ghim, kẹp; vuốt phẳng giấy.
2. Đặt tập tài liệu vào ADF, mặt cần copy ngửa lên (đa số máy), chỉnh thanh dẫn sát mép.
3. Nhập số bản, chọn Sort (chia bộ) nếu copy nhiều bộ.
4. Nhấn Start.

Copy 2 mặt

Tìm mục Duplex / 2-Sided / 2 mặt:

• 1 mặt → 2 mặt: bản gốc 1 mặt, bản copy in 2 mặt (tiết kiệm giấy).
• 2 mặt → 2 mặt: bản gốc 2 mặt (dùng ADF có đảo mặt hoặc lật tay).
• Chú ý chọn kiểu lật trang: lật theo cạnh dài (như sách) hoặc cạnh ngắn (như lịch).

Phóng to, thu nhỏ

• A4 → A3: khoảng 141%.
• A3 → A4: khoảng 71%.
• Hoặc chọn Auto Reduce/Enlarge để máy tự tính theo khổ giấy đích.

In từ máy tính

1. Mở file cần in, nhấn Ctrl + P.
2. Chọn máy in là tên máy photocopy trong văn phòng.
3. Thiết lập: số bản, phạm vi trang, in 2 mặt (Print on both sides), khổ giấy.
4. Nhấn Print.

Nếu không thấy tên máy, hoặc lệnh in không ra, xem máy photocopy không in được từ máy tính.

Máy photocopy Fujifilm Apeos 3060 đặt tại văn phòng – các chức năng copy, in, scan trên cùng một máy

Scan tài liệu

Scan gửi email

1. Chọn Scan / Scanner trên màn hình.
2. Chọn Email, chọn người nhận trong sổ địa chỉ hoặc nhập địa chỉ.
3. Chọn định dạng PDF, độ phân giải 200–300 dpi cho văn bản.
4. Nhấn Start.

Scan về thư mục máy tính

1. Chọn Scan → Folder/SMB.
2. Chọn thư mục đích đã được cài sẵn (thường theo tên nhân viên hoặc phòng ban).
3. Nhấn Start, mở thư mục trên máy tính để lấy file.

Nếu thư mục chưa được cài, nhờ người quản lý máy hoặc kỹ thuật viên cài đặt.

Những lỗi người mới hay gặp

Lỗi	Cách tránh
Copy ra trang trắng	Đặt bản gốc sai mặt – ADF ngửa lên, mặt kính úp xuống
Bản copy bị cắt mất phần	Chọn sai khổ giấy, chưa căn góc bản gốc
Copy nhiều bộ bị lộn trang	Chưa bật chế độ Sort
Kẹt giấy ở ADF	Bản gốc còn ghim, nhàu, quá mỏng
Quên lấy bản gốc trên mặt kính	Luôn mở nắp kiểm tra sau khi copy

Lưu ý an toàn

• Không nhìn thẳng vào đèn quét khi copy với nắp mở.
• Không thò tay vào khu vực cụm sấy (thường có nhãn cảnh báo nhiệt).
• Không đặt cốc nước, đồ ăn trên máy.
• Không tự mở các nắp có vít, chỉ mở nắp có tay gạt màu xanh khi xử lý kẹt giấy.

Copy thẻ, giấy tờ tùy thân 2 mặt lên 1 trang

Đây là thao tác văn phòng làm rất thường xuyên: copy CCCD, thẻ bảo hiểm, giấy phép lái xe. Nhiều máy có chế độ ID Card Copy:

1. Chọn ID Card Copy trong menu Copy.
2. Đặt mặt trước thẻ vào vị trí đánh dấu trên mặt kính, nhấn Start.
3. Lật thẻ, đặt đúng vị trí cũ, nhấn Start lần nữa.
4. Máy in cả hai mặt lên nửa trên và nửa dưới của một trang A4.

Nếu máy không có chế độ này, có thể đặt hai mặt cạnh nhau trên mặt kính, hoặc dùng chức năng 2-in-1.

Chọn đúng khay giấy

Máy văn phòng thường có khay A4 và khay A3. Nếu chọn Auto Paper Select, máy tự chọn khay theo khổ bản gốc. Khi cần copy lên khổ khác (ví dụ bản gốc A4 ra A3), chọn khay A3 và tỷ lệ phóng to tương ứng. Kiểm tra khay đã có đúng khổ giấy trước khi copy số lượng lớn.

Ai cần biết những gì

Người mới chỉ cần thành thạo 3 thao tác cơ bản – copy, in từ máy tính và scan – là đã làm được phần lớn công việc. Khi cần nhiều hơn – lưu chương trình copy, in bảo mật, scan vào thư mục chung – hãy hỏi người phụ trách máy hoặc kỹ thuật viên cài đặt sẵn. Đừng ngại hỏi: thao tác sai trên máy dùng chung có thể ảnh hưởng tới cả văn phòng.

Thông tin thêm: làm quen với giao diện từng hãng

Mỗi hãng có cách bố trí màn hình riêng. Ricoh dòng IM và Fujifilm Apeos có màn hình cảm ứng lớn kiểu máy tính bảng, chức năng chia thành biểu tượng Copy, Scan, Print. Toshiba e-Studio đời mới cũng dùng màn hình cảm ứng với các biểu tượng tương tự. Máy Sharp, Canon đời cũ hơn có thêm nhiều nút cứng. Nhiều máy cho phép chuyển giao diện sang tiếng Việt trong phần cài đặt ngôn ngữ. Thao tác nâng cao như phím tắt, chương trình lưu sẵn có trong bài hướng dẫn dùng máy photocopy qua các phím điều khiển. Thói quen dùng máy bền xem tại hướng dẫn sử dụng máy photocopy đúng cách.

Khu vực phục vụ

Thần Vũ có cơ sở tại Phú Diễn (Bắc Từ Liêm), Long Biên và Thanh Xuân. Kỹ thuật viên đi máy hằng ngày ở Bắc Từ Liêm, Nam Từ Liêm, Cầu Giấy, Tây Hồ, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Thanh Xuân, Hà Đông, Hoàng Mai, Long Biên, Gia Lâm và Hoài Đức. Giờ làm việc 7h30–18h00, Thứ 2 – Thứ 7.

Câu hỏi thường gặp

Copy CMND, CCCD 2 mặt lên 1 mặt giấy thế nào?

Nhiều máy có chế độ ID Card Copy: đặt mặt trước, nhấn Start, lật mặt sau đặt đúng vị trí, nhấn Start lần nữa – máy in cả hai mặt lên một trang.

Làm sao copy tài liệu A4 thành nhiều trang trên 1 tờ?

Dùng chức năng Combine / N-up (2 in 1, 4 in 1) trong menu Copy.

Scan xong không thấy file?

Kiểm tra lại thư mục đích hoặc hộp thư spam. Nếu vẫn không có, có thể cấu hình scan chưa đúng – liên hệ người quản lý máy.

Bài viết liên quan

• Cài Canon LBP242/243 Trên MacBook Báo Không Thể Giao...
• Hướng Dẫn Sửa Máy In Phun Màu Cũ Canon IX6870 Hiệu Quả
• Hướng Dẫn In Tràn Lề Máy In Canon IX6770 Cũ Đẹp
• Cách Cài Mạng LAN, Wi-Fi Cho Máy In Canon IX6780 Cũ
• Hướng Dẫn Chỉnh Khay Giấy Máy In Canon iP8770 Cũ
• Hướng dẫn sửa lỗi kẹt giấy máy in màu Canon IX6880 cũ uy tín
• Hướng Dẫn Kiểm Tra Số Trang Đã In Của Máy In Canon IX6860
• Hướng Dẫn Sửa Lỗi Hụt Mực Máy In Canon IX6870 Cũ
• Hướng Dẫn Cài Đặt Máy In Qua Ultraviewer Cho Win 11 Cực...
• Chia Sẻ Máy In Qua Mạng LAN Cho Windows 10 Và 11