Máy Photocopy Không In Được Từ Máy Tính: Nguyên Nhân Và Cách Xử Lý

Máy photocopy không in được từ máy tính: xử lý theo thứ tự

Máy photocopy vẫn copy bình thường nhưng gửi lệnh in từ máy tính thì không có gì xảy ra – đây là lỗi kết nối, không phải lỗi phần cứng in. Nguyên nhân phổ biến nhất là địa chỉ IP của máy photocopy thay đổi (sau khi đổi modem, mất điện), hàng đợi in bị treo hoặc driver lỗi sau khi cập nhật Windows. Bài viết hướng dẫn kiểm tra theo thứ tự để văn phòng tự xử lý được phần lớn trường hợp.

Tóm tắt nhanh

Máy vẫn copy được thì lỗi nằm ở kết nối: thường do IP đổi, hàng đợi in treo hoặc driver lỗi

Kiểm tra theo thứ tự: màn hình máy có báo lỗi không, xóa hàng đợi in, rồi so IP trên trang cấu hình mạng với cổng in trên máy tính. Đặt IP tĩnh cho máy để lỗi không lặp lại.

Sáng nay cả văn phòng không in được là do đâu?Thường do mất điện hoặc modem khởi động lại khiến máy photocopy nhận IP mới; sửa cổng in theo IP mới hoặc đặt IP tĩnh.Xem chi tiết ↓Lệnh in nằm mãi trong hàng đợi thì xóa thế nào?Mở Printers & scanners, vào hàng đợi hủy tất cả lệnh; không xóa được thì restart dịch vụ Print Spooler hoặc khởi động lại máy tính.Xem chi tiết ↓In ra ký tự lạ, trang trắng phải làm sao?Driver sai hoặc lỗi sau cập nhật Windows: gỡ driver cũ, cài driver đúng model từ trang hãng, ưu tiên PCL6 cho văn bản.Xem chi tiết ↓Chỉ một máy tính không in được?Có thể tường lửa, phần mềm diệt virus chặn cổng in, hoặc cài đặt bảo mật trên máy photocopy như lọc IP.Xem chi tiết ↓Vừa đổi modem, nhà mạng thì cần làm gì?Ghi lại IP máy photocopy trước khi đổi, giữ nguyên dải IP nếu được, sau đó đặt lại IP tĩnh và cập nhật cổng in.Xem chi tiết ↓Máy bật mã phòng ban rồi không in được nữa?Driver trên máy tính phải nhập đúng User Code hoặc Department ID trong Printing Preferences, nếu không máy sẽ từ chối lệnh.Xem chi tiết ↓

Gọi 0972.416.777 Zalo 0983.504.555

Bước 1: Loại trừ lỗi ở máy photocopy

Triệu chứng	Nguyên nhân hay gặp
Lệnh in nằm mãi trong hàng đợi	Sai IP, mất kết nối, hàng đợi treo
Cả văn phòng không in được	Máy photocopy đổi IP, mạng có vấn đề
Chỉ một máy tính không in được	Driver lỗi, cổng in sai, tường lửa
In ra ký tự lạ, trang trắng	Sai driver (PCL/PS)
In được nhưng rất chậm	Driver, file nặng, mạng chậm

Hai câu hỏi khoanh vùng nhanh: máy photocopy có copy được không (được thì phần in ổn, lỗi ở kết nối), và máy tính khác có in được không (được thì lỗi riêng ở máy tính đó – driver, cổng in). Cũng kiểm tra máy tính đã chọn đúng tên máy photocopy trong hộp thoại in chưa.

Trước khi kiểm tra máy tính, nhìn màn hình máy photocopy:

Máy có báo kẹt giấy, hết mực, nắp mở, lỗi dịch vụ không?
Máy có đang ở chế độ ngủ sâu không nhận lệnh? Chạm màn hình để đánh thức.
Đèn dữ liệu (Data/Print) có nháy khi gửi lệnh không? Có nháy nghĩa là lệnh đã tới máy.

Nếu máy báo lỗi, xử lý lỗi đó trước. Xem thông báo lỗi trên màn hình.

Bước 2: Xóa hàng đợi in

Trên Windows: vào Settings → Bluetooth & devices → Printers & scanners, chọn máy photocopy, mở hàng đợi (Open print queue), hủy tất cả lệnh. Nếu lệnh không xóa được, khởi động lại dịch vụ Print Spooler (gõ services.msc, tìm Print Spooler, chọn Restart) hoặc khởi động lại máy tính.

Bước 3: Kiểm tra địa chỉ IP

Đây là nguyên nhân phổ biến nhất khi cả văn phòng đột nhiên không in được:

Trên máy photocopy, in trang cấu hình (Configuration Page / Network Settings) từ menu, hoặc xem trong cài đặt mạng.
Ghi địa chỉ IP hiện tại của máy.
Trên máy tính, mở Printer properties → tab Ports, xem cổng in đang trỏ tới IP nào.
Nếu khác nhau, sửa cổng in sang IP mới (hoặc thêm cổng TCP/IP mới).

Để tránh lặp lại, nên đặt IP tĩnh cho máy photocopy hoặc đặt IP dành riêng (DHCP reservation) trên modem/router. Kỹ thuật viên có thể làm việc này khi đến.

Bước 4: Driver

Driver lỗi thường gặp sau khi cập nhật Windows lớn, hoặc khi cài nhầm driver chung. Dấu hiệu: in ra ký tự lạ, trang trắng, mất định dạng, hoặc không in được dù kết nối đúng. Gỡ driver cũ, tải driver đúng model từ trang hãng (Ricoh, Toshiba, Sharp, Fujifilm, Canon), cài lại. Chọn đúng loại driver (PCL6 cho văn bản thông thường; PostScript cho đồ họa nếu máy hỗ trợ). Ví dụ hướng dẫn chi tiết: cài driver máy photocopy Ricoh MP 5001.

Bước 5: Tường lửa, phần mềm diệt virus, bảo mật

Một số phần mềm bảo mật chặn cổng in mạng. Nếu chỉ một máy tính không in được, thử tạm tắt tường lửa để kiểm tra (bật lại sau khi thử). Trên máy photocopy, một số cài đặt bảo mật (lọc IP, yêu cầu mã người dùng) cũng có thể chặn lệnh in – hỏi người quản lý máy hoặc kỹ thuật viên.

Màn hình máy photocopy Fujifilm Apeos – có thể xem địa chỉ IP trong phần cài đặt mạng

Đã thử các bước mà vẫn không in được? Gọi 0972.416.777 hoặc nhắn Zalo 0983.504.555 kèm ảnh trang cấu hình mạng – kỹ thuật viên Thần Vũ hỗ trợ cài lại in mạng, đặt IP cố định.

Bước 6: Kết nối vật lý

Dây mạng cắm chắc ở cả máy photocopy và switch/modem; đèn cổng mạng sáng.
Thử đổi cổng trên switch, đổi dây mạng.
Máy photocopy dùng Wi-Fi (một số dòng mới): kiểm tra vẫn kết nối đúng mạng sau khi đổi mật khẩu Wi-Fi.

Sau khi đổi modem, đổi mạng văn phòng

Đây là thời điểm lỗi in mạng xảy ra nhiều nhất. Trước khi đổi modem hoặc nhà mạng, văn phòng nên:

Ghi lại IP hiện tại của máy photocopy.
Hỏi kỹ thuật mạng giữ nguyên dải IP, hoặc báo trước để cấu hình lại.
Sau khi đổi, đặt lại IP tĩnh cho máy photocopy và cập nhật cổng in trên các máy tính.

Lỗi scan về thư mục cũng thường xảy ra cùng lúc – xem không vào được web image.

Máy photocopy dùng mã người dùng, mã phòng ban

Nhiều văn phòng bật chức năng quản lý người dùng (User Code, Department ID, Accounting) để đếm bản in theo phòng ban. Khi bật, driver trên máy tính phải được cấu hình mã tương ứng; nếu không, lệnh in sẽ bị máy từ chối âm thầm hoặc báo lỗi tài khoản trên màn hình. Nếu văn phòng vừa bật chức năng này, hoặc nhân viên mới chưa được cấp mã, hãy kiểm tra mục cài đặt người dùng trong driver (Printing Preferences → User Code/Authentication). Người quản lý máy có thể xem danh sách mã trong trang quản trị của máy.

In file PDF lớn, bản vẽ

File PDF nhiều ảnh, bản vẽ kỹ thuật dung lượng lớn có thể làm bộ nhớ máy đầy hoặc in rất chậm. Thử in theo từng phần trang, giảm độ phân giải in, hoặc chọn "In dưới dạng ảnh" (Print as image) trong trình đọc PDF. Với máy có ổ cứng, bộ nhớ đầy hiếm gặp hơn; máy đời cũ không có ổ cứng dễ gặp hơn.

Thông tin thêm: in từ MacBook, điện thoại

MacBook thường tự nhận máy photocopy qua AirPrint hoặc Bonjour nếu máy hỗ trợ; nếu không, cần thêm máy in bằng IP và chọn driver phù hợp. In từ điện thoại có thể qua ứng dụng của hãng (Ricoh Smart Device Connector, Fujifilm Print Utility…) hoặc Mopria trên Android. Khi giao máy thuê hoặc sửa máy photocopy tại Hà Nội, kỹ thuật viên Thần Vũ có thể cài in mạng cho máy tính Windows, MacBook và hướng dẫn in từ điện thoại trong văn phòng.

Thần Vũ · Dịch vụ máy văn phòng Hà Nội

Máy photocopy copy được nhưng máy tính không in được?

Chụp trang cấu hình mạng của máy và thông báo lỗi trên máy tính gửi Zalo – kỹ thuật viên hướng dẫn hoặc đến cài lại, báo giá trước.

Hotline0972.416.777 Zalo gửi ảnh lỗi0983.504.555

Giờ làm việc7h30–18h00, Thứ 2 – Thứ 7

Email[email protected]

3 cơ sở hỗ trợ tận nơi

Phú DiễnBắc Từ Liêm · Cầu Giấy · Nam Từ LiêmXem đường đến cơ sở 1 →
Long BiênLong Biên · Gia Lâm · Hoàn Kiếm
Thanh XuânThanh Xuân · Hà Đông · Hoàng Mai · Đống Đa

Gọi 0972.416.777 Zalo 0983.504.555

Khu vực phục vụ

Thần Vũ có cơ sở tại Phú Diễn (Bắc Từ Liêm), Long Biên và Thanh Xuân. Kỹ thuật viên đi máy hằng ngày ở Bắc Từ Liêm, Nam Từ Liêm, Cầu Giấy, Tây Hồ, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Thanh Xuân, Hà Đông, Hoàng Mai, Long Biên, Gia Lâm và Hoài Đức. Giờ làm việc 7h30–18h00, Thứ 2 – Thứ 7.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao sáng nay cả văn phòng không in được?

Thường do mất điện hoặc modem khởi động lại, máy photocopy nhận IP mới. Kiểm tra IP và sửa cổng in, hoặc đặt IP tĩnh để tránh lặp lại.

Máy in được nhưng rất chậm?

Có thể do driver không phù hợp, file nhiều ảnh nặng hoặc mạng chậm. Thử in file nhẹ để so sánh; cài driver PCL6 đúng model.

Có cần gọi thợ để cài in mạng?

Văn phòng có người rành máy tính có thể tự làm theo các bước trên. Nếu nhiều máy tính, nhiều hệ điều hành, gọi kỹ thuật sẽ nhanh hơn.