12 Thói Quen Cần Tránh Khi Sử Dụng Máy Photocopy Văn Phòng
12 thói quen khiến máy photocopy nhanh hỏng – và cách sửa
Máy photocopy văn phòng được thiết kế để chạy hàng trăm nghìn trang. Nhưng trong thực tế sửa chữa, kỹ thuật viên thường gặp những chiếc máy hỏng sớm vì các thói quen nhỏ lặp lại mỗi ngày. Bài viết liệt kê 12 thói quen phổ biến nhất, giải thích chúng gây hại thế nào và gợi ý cách làm đúng. In bảng tóm tắt "tránh – thay bằng" ở phần cuối bài dán cạnh máy là cách đơn giản để cả văn phòng cùng thay đổi.
Tóm tắt nhanh
Tránh rút điện đột ngột, copy còn ghim, giật giấy kẹt, đổ mực trôi nổi và bỏ qua bảo dưỡng
Gỡ ghim, tắt máy bằng nút nguồn và phân công một người phụ trách máy là ba việc ít tốn kém nhất mà giúp máy bền rõ rệt.
1. Rút điện khi máy đang chạy hoặc vừa tắt
Khi tắt máy bằng nút nguồn, quạt vẫn chạy thêm để làm mát cụm sấy, và máy ghi lại dữ liệu. Rút điện đột ngột khiến cụm sấy nóng không được làm mát (giảm tuổi thọ lô sấy, lô ép), có thể làm hỏng dữ liệu trên ổ cứng hoặc bo mạch. Hãy tắt bằng nút nguồn, chờ máy tắt hẳn.
2. Copy bản gốc còn ghim, kẹp, băng dính
Ghim rơi vào máy có thể cào xước mặt kính, trống, lô sấy – những linh kiện đắt tiền. Băng dính bám vào lô ADF làm kéo giấy kém. Gỡ ghim trước khi copy là thói quen quan trọng nhất. Xem lô sấy bị xước.
3. Giật mạnh giấy kẹt
Giấy rách để lại mẩu nhỏ bên trong, gây kẹt liên tục và che cảm biến. Dùng vật cứng gỡ giấy làm xước lô, gãy móng tách. Xem cách xử lý kẹt giấy an toàn.
4. Chỉnh độ đậm tối đa "cho chắc"
Tốn mực, nền xám, mực bám cụm sấy, hộp mực thải đầy nhanh. Độ đậm cao còn che giấu dấu hiệu trống, bột từ già. Xem cách chỉnh đậm nhạt.
5. Nhồi giấy quá vạch
Lô đẩy không hạ được đúng vị trí, máy kéo nhiều tờ hoặc không kéo. Giấy bị ép cong, dễ kẹt.
6. Đặt đồ lên nóc máy
Giấy tờ, cốc nước, hộp mực trên nóc máy (hoặc trên nắp ADF) dễ rơi vào máy, chặn khe tản nhiệt, làm cong nắp. Nước đổ vào máy có thể gây chập điện.
7. Tắt bật liên tục khi máy báo lỗi
Với lỗi cụm sấy, mỗi lần bật lại, máy làm nóng lại – có thể gây quá nhiệt, hỏng nặng hơn. Hãy chụp mã lỗi, tắt bật một lần; nếu lỗi còn, gọi kỹ thuật.
Máy photocopy văn phòng được giữ gọn gàng, nóc máy và khe tản nhiệt thông thoáng
8. Đổ mực trôi nổi, trộn nhiều loại mực
Mực không đúng loại gây xám nền, mòn trống, già bột từ, bám lô sấy. Trộn nhiều loại mực khiến bộ phát triển mất ổn định. Xem tác hại của mực kém chất lượng.
9. Cho giấy đặc biệt vào khay thường
Giấy bìa, giấy láng, nhãn dán, phong bì cần khay tay và cài đặt loại giấy đúng. Cho vào khay thường gây kẹt, lem, thậm chí bong nhãn dán trong cụm sấy. Không bao giờ đưa giấy in nhiệt, giấy có lớp nhựa không chịu nhiệt vào máy.
10. Bỏ qua thông báo bảo dưỡng
Thông báo "Maintenance", biểu tượng cờ lê nhắc linh kiện đến chu kỳ. Bỏ qua lâu dẫn tới hỏng dây chuyền. Xem linh kiện cần thay định kỳ.
11. Gửi từng trang in riêng lẻ
Mỗi lệnh in làm máy khởi động chu trình, làm sạch trống – trống và lô quay nhiều hơn số trang thực in. Gộp tài liệu thành một lệnh giúp linh kiện bền hơn và in nhanh hơn.
12. Không ai phụ trách máy
Máy dùng chung dễ bị bỏ mặc: hết mực không ai gọi, kẹt giấy để đó, lỗi lặp lại không ai ghi. Phân công một người phụ trách giúp mọi việc được xử lý kịp thời.
Máy văn phòng đã có dấu hiệu xuống cấp do dùng lâu? Gọi 0972.416.777 hoặc nhắn Zalo 0983.504.555 – Thần Vũ kiểm tra, vệ sinh, thay vật tư và hướng dẫn nhân viên dùng đúng cách.
Ba thói quen tốt nên bắt đầu ngay
- Đặt hộp đựng ghim và tờ nhắc "Gỡ ghim trước khi photo" cạnh máy.
- Nhấn Reset trước và sau mỗi lần dùng.
- Lau mặt kính, dải kính ADF đầu tuần.
Bảng tóm tắt dán cạnh máy: tránh – thay bằng
| Thói quen cần tránh | Thay bằng |
|---|---|
| Rút điện khi máy đang chạy | Tắt bằng nút nguồn, chờ quạt dừng |
| Copy bản gốc còn ghim, kẹp | Gỡ ghim trước, để hộp ghim cạnh máy |
| Giật mạnh giấy kẹt | Đọc màn hình, kéo theo chiều giấy chạy |
| Chỉnh độ đậm tối đa | Dùng chế độ tự động, chọn đúng kiểu bản gốc |
| Nhồi giấy quá vạch | Xếp dưới vạch, xòe giấy |
| Đặt đồ lên nóc máy | Giữ nóc máy trống |
| Tắt bật nhiều lần khi báo lỗi | Chụp mã lỗi, tắt bật 1 lần, gọi kỹ thuật |
| Đổ mực trôi nổi | Dùng mực đúng dòng máy |
| Cho giấy đặc biệt vào khay thường | Dùng khay tay, chọn đúng loại giấy |
| Bỏ qua thông báo bảo dưỡng | Đặt lịch kiểm tra |
| Gửi từng trang in riêng lẻ | Gộp lệnh in |
| Không ai phụ trách máy | Phân công 1 người theo dõi |
Thói quen của người phụ trách máy
Ngoài người dùng, người phụ trách máy cũng có vài thói quen nên tránh:
- Chờ máy báo hết mực mới đặt mực: máy dừng giữa lúc in gấp. Nên đặt khi máy báo sắp hết.
- Không ghi lại lỗi lặp lại: khi kỹ thuật viên đến, không có thông tin để chẩn đoán nhanh.
- Đổi đơn vị đổ mực liên tục: mực không đồng nhất, khó truy nguyên nhân khi bản in xấu.
- Không cập nhật IP sau khi đổi mạng: cả văn phòng không in được vào sáng hôm sau.
Một cuốn sổ nhỏ hoặc file chung ghi ngày đổ mực, ngày gọi sửa, lỗi gặp phải và counter sẽ giúp ích rất nhiều.
Thông tin thêm: chi phí của thói quen xấu
Mỗi thói quen xấu có vẻ nhỏ, nhưng cộng lại qua một năm có thể khiến văn phòng phải thay trống, lô sấy, lô kéo giấy sớm hơn nhiều so với chu kỳ thiết kế, cộng thêm thời gian máy dừng. Ngược lại, những thói quen đúng gần như không tốn chi phí. Với văn phòng đông người dùng chung, buổi hướng dẫn ngắn 15 phút khi giao máy hoặc khi bảo dưỡng thường mang lại hiệu quả rõ rệt. Thần Vũ hướng dẫn người dùng khi giao máy thuê máy photocopy và trong các lần bảo trì định kỳ. Các lưu ý về vị trí đặt máy và nguồn điện có trong bài lưu ý khi sử dụng máy photocopy.
Thần Vũ · Dịch vụ máy văn phòng Hà Nội
Máy photocopy văn phòng xuống cấp vì dùng chưa đúng cách?
Gửi model máy, ảnh bản copy và mã lỗi qua Zalo – kỹ thuật viên tư vấn vệ sinh, thay vật tư, báo giá trước.
3 cơ sở hỗ trợ tận nơi
- Phú DiễnBắc Từ Liêm · Cầu Giấy · Nam Từ LiêmXem đường đến cơ sở 1 →
- Long BiênLong Biên · Gia Lâm · Hoàn Kiếm
- Thanh XuânThanh Xuân · Hà Đông · Hoàng Mai · Đống Đa
Khu vực phục vụ
Thần Vũ có cơ sở tại Phú Diễn (Bắc Từ Liêm), Long Biên và Thanh Xuân. Kỹ thuật viên đi máy hằng ngày ở Bắc Từ Liêm, Nam Từ Liêm, Cầu Giấy, Tây Hồ, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Thanh Xuân, Hà Đông, Hoàng Mai, Long Biên, Gia Lâm và Hoài Đức. Giờ làm việc 7h30–18h00, Thứ 2 – Thứ 7.
Câu hỏi thường gặp
Để máy ở chế độ ngủ qua đêm có hại không?
Không. Chế độ ngủ tiêu thụ ít điện và giúp máy sẵn sàng nhanh vào buổi sáng.
Copy giấy đã gấp nhiều nếp có sao không?
Qua ADF dễ kẹt. Nên vuốt phẳng và đặt trên mặt kính.
Làm sao nhắc cả văn phòng dùng máy đúng cách?
In bảng tóm tắt trong bài này, dán cạnh máy và phân công một người phụ trách nhắc nhở.
