5 Chức Năng Chính Của Máy Photocopy Đa Năng Và Cách Tận Dụng

5 chức năng chính của máy photocopy đa năng

Tên gọi "máy photocopy" khiến nhiều người nghĩ máy chỉ để copy. Thực tế, máy photocopy đa năng (MFP – multifunction printer) văn phòng ngày nay đảm nhiệm 5 nhóm chức năng: copy, in, scan, fax và hoàn thiện tài liệu. Mỗi nhóm lại có nhiều tính năng nâng cao giúp tiết kiệm thời gian mà không phải văn phòng nào cũng khai thác. Bài viết giải thích từng chức năng và gợi ý cách tận dụng.

Tóm tắt nhanh

Máy photocopy đa năng làm được 5 việc: copy, in, scan, fax và hoàn thiện tài liệu như đóng ghim, đục lỗ

Nhiều tính năng chỉ thật sự tiện khi được cài đặt sẵn: sổ địa chỉ email, thư mục scan cho từng người, mã phòng ban, chương trình copy hay dùng. Một buổi cài đặt bài bản giúp cả văn phòng dùng nhanh hơn.

Ngoài copy thường, máy copy được những gì?Copy 2 mặt, chia bộ, phóng to thu nhỏ, gộp 2–4 trang/tờ, copy CCCD 2 mặt lên 1 trang, xóa gáy sách.Xem chi tiết ↓In bảo mật là gì?Tài liệu gửi từ máy tính chỉ in ra khi nhập mã PIN tại máy, phù hợp in bảng lương, hồ sơ riêng.Xem chi tiết ↓Scan gửi thẳng vào email, thư mục được không?Được với Scan to Email, Scan to Folder; cả tập hồ sơ thành 1 file PDF, một số model có OCR.Xem chi tiết ↓Bộ hoàn thiện làm được gì?Đóng ghim góc hoặc giữa, đục lỗ, chia bộ lệch, một số bộ gấp và đóng sách nhỏ.Xem chi tiết ↓Quản lý bản in theo phòng ban thế nào?Dùng mã người dùng, phòng ban để đếm bản in, copy, scan và đặt hạn mức; xem báo cáo bộ đếm trên web.Xem chi tiết ↓Nên chọn máy theo nhu cầu nào?Số hóa nhiều cần ADF quét 2 mặt 1 lượt; hồ sơ nhiều bộ cần bộ đóng ghim; dùng điện thoại cần Wi-Fi.Xem chi tiết ↓

Gọi 0972.416.777 Zalo 0983.504.555

1. Copy – chức năng nền tảng

Ngoài copy 1 bản đơn giản, máy đa năng có:

Copy 2 mặt: 1 mặt → 2 mặt, 2 mặt → 2 mặt; tiết kiệm giấy.
Chia bộ (Sort): copy nhiều bộ hồ sơ đúng thứ tự.
Phóng to, thu nhỏ: A4 ↔ A3, tùy chỉnh theo %.
Gộp trang (2-in-1, 4-in-1): tiết kiệm giấy cho tài liệu tham khảo.
Copy thẻ (ID Card Copy): 2 mặt CCCD trên 1 trang.
Xóa viền, xóa gáy: copy sách không bị đen phần gáy.
Đóng dấu số trang, chữ "Bản sao": tùy model.

Hướng dẫn chi tiết: dùng máy photocopy cho người mới.

2. In – trung tâm in của văn phòng

In mạng LAN: mọi máy tính trong văn phòng dùng chung.
In 2 mặt tự động.
In bảo mật (Locked Print): tài liệu chỉ in khi nhập mã PIN tại máy.
In từ điện thoại: qua ứng dụng hãng, Mopria, AirPrint (tùy model).
In từ USB: cắm USB vào máy, in PDF, ảnh (tùy model).

Nếu không in được, xem máy photocopy không in được từ máy tính.

3. Scan – cầu nối giữa giấy và số

Scan là chức năng ngày càng quan trọng:

Scan to Email: gửi file PDF thẳng vào hộp thư.
Scan to Folder: lưu vào thư mục chia sẻ trên máy tính/máy chủ.
Scan to USB: lưu ra USB.
PDF nhiều trang: cả tập hồ sơ thành 1 file.
OCR (tùy model): PDF tìm kiếm được chữ.
Scan 2 mặt 1 lượt (tùy model): số hóa nhanh tập tài liệu 2 mặt.

4. Fax – vẫn còn được dùng

Một số cơ quan, bệnh viện, đơn vị giao dịch truyền thống vẫn dùng fax. Máy đa năng có thể gửi/nhận fax giấy, gửi fax trực tiếp từ máy tính, và chuyển fax nhận được thành PDF gửi email (tùy model và tùy chọn fax lắp thêm).

5. Hoàn thiện tài liệu

Với bộ hoàn thiện (finisher), máy có thể đóng ghim góc hoặc giữa, đục lỗ để kẹp file, chia bộ lệch, thậm chí gấp và đóng sách nhỏ. Rất hữu ích cho văn phòng in hồ sơ nhiều bộ, trường học in đề, phòng in tài liệu đào tạo.

Bộ hoàn thiện đóng sách trên máy in sản xuất Fuji Xerox B9100

Văn phòng muốn tận dụng hết chức năng scan, in bảo mật, lưu chương trình copy? Gọi 0972.416.777 hoặc nhắn Zalo 0983.504.555 – kỹ thuật viên Thần Vũ cài đặt và hướng dẫn tận nơi.

Chức năng quản lý ít người biết

Mã người dùng/phòng ban: đếm bản in, copy, scan theo từng người hoặc bộ phận; đặt hạn mức.
Báo cáo bộ đếm: in hoặc xem trên web để theo dõi chi phí.
Thông báo qua email: máy tự gửi email khi sắp hết mực, kẹt giấy (tùy model).
Trang quản trị web: quản lý sổ địa chỉ, cài đặt từ máy tính. Xem trang quản trị Web Image Monitor.

Chọn máy theo chức năng cần thiết

Nhu cầu	Cần chú ý
Số hóa nhiều	ADF quét 2 mặt 1 lượt, tốc độ scan
Hồ sơ nhiều bộ	Bộ hoàn thiện đóng ghim
Bảo mật	In bảo mật, mã hóa ổ cứng
Dùng điện thoại nhiều	Wi-Fi, ứng dụng di động
Cần fax	Kiểm tra máy có/lắp được tùy chọn fax

Ví dụ: một buổi sáng tận dụng đủ 5 chức năng

Một nhân viên hành chính có thể, chỉ trong một buổi sáng: copy 10 bộ hồ sơ dự thầu có chia bộ và đóng ghim tự động; scan bộ hợp đồng vừa ký gửi thẳng email cho đối tác dưới dạng PDF; nhận fax xác nhận đơn hàng từ một đơn vị cũ; in bảng lương bằng in bảo mật để không ai khác xem được; và copy CCCD 2 mặt của nhân viên mới lên một trang. Tất cả trên một thiết bị, không phải di chuyển giữa nhiều máy. Đây chính là giá trị của máy photocopy đa năng.

Cài đặt sẵn giúp dùng nhanh hơn

Nhiều chức năng chỉ thật sự tiện khi được cài đặt sẵn: sổ địa chỉ email, thư mục scan cho từng người, chương trình copy hay dùng, mã phòng ban. Một buổi cài đặt bài bản lúc lắp máy giúp cả văn phòng dùng nhanh hơn trong nhiều năm. Kỹ thuật viên Thần Vũ thực hiện việc này khi giao máy thuê hoặc máy mua, hoặc theo yêu cầu với máy văn phòng đang dùng.

Chức năng in từ điện thoại

Máy đời mới hỗ trợ in từ điện thoại qua ứng dụng của hãng hoặc chuẩn in di động; một số máy có Wi-Fi Direct cho khách in mà không cần vào mạng nội bộ. Với văn phòng có nhiều khách đến làm việc, chức năng này rất tiện, nhưng nên cấu hình bảo mật để khách không truy cập được dữ liệu nội bộ.

Thông tin thêm: máy đa năng thay nhiều thiết bị

Một máy photocopy đa năng A3 có thể thay thế máy in, máy scan, máy fax và máy photo riêng lẻ – giảm số thiết bị phải bảo trì, giảm chi phí mỗi trang, tiết kiệm diện tích. Đây là lý do máy đa năng trở thành tiêu chuẩn của văn phòng hiện đại. Vai trò của máy photocopy trong văn phòng được phân tích thêm trong bài sự cần thiết của máy photocopy. Văn phòng có thể thuê máy photocopy đa năng hoặc chọn máy photocopy Ricoh đã kiểm tra.

Thần Vũ · Dịch vụ máy văn phòng Hà Nội

Muốn cài scan, in bảo mật, mã phòng ban cho máy văn phòng?

Nhắn Zalo tên model máy và chức năng cần dùng – kỹ thuật viên tư vấn, báo giá trước khi cài đặt tận nơi.

Hotline0972.416.777 Zalo gửi ảnh lỗi0983.504.555

Giờ làm việc7h30–18h00, Thứ 2 – Thứ 7

Email[email protected]

3 cơ sở hỗ trợ tận nơi

Phú DiễnBắc Từ Liêm · Cầu Giấy · Nam Từ LiêmXem đường đến cơ sở 1 →
Long BiênLong Biên · Gia Lâm · Hoàn Kiếm
Thanh XuânThanh Xuân · Hà Đông · Hoàng Mai · Đống Đa

Gọi 0972.416.777 Zalo 0983.504.555

Khu vực phục vụ

Thần Vũ có cơ sở tại Phú Diễn (Bắc Từ Liêm), Long Biên và Thanh Xuân. Kỹ thuật viên đi máy hằng ngày ở Bắc Từ Liêm, Nam Từ Liêm, Cầu Giấy, Tây Hồ, Ba Đình, Đống Đa, Hai Bà Trưng, Hoàn Kiếm, Thanh Xuân, Hà Đông, Hoàng Mai, Long Biên, Gia Lâm và Hoài Đức. Giờ làm việc 7h30–18h00, Thứ 2 – Thứ 7.

Câu hỏi thường gặp

Máy photocopy nào cũng có scan không?

Hầu hết máy đa năng văn phòng đời mới có scan. Một số máy đời rất cũ hoặc cấu hình tối giản có thể cần lắp thêm tùy chọn.

Có thể fax trên máy photocopy không?

Nếu máy có hoặc lắp được bộ fax tùy chọn và có đường dây điện thoại.

Bộ hoàn thiện có lắp thêm cho máy đang dùng được không?

Tùy model. Nhiều máy A3 hỗ trợ lắp bộ hoàn thiện tương thích; cần kiểm tra mã tùy chọn.