Những sai lầm thường gặp khi photo trong văn phòng
Việc sử dụng máy photo là không thể thiếu trong các văn phòng, trong quá trình sử dụng máy photocopy không thể tránh khỏi những sai lầm thường gặp. Sau đây chúng tôi xin giới thiệu những sai lầm thường gặp khi photocopy trong văn phòng làm việc
Sử dụng nhiều kiểu chữ khác nhau trong một bản in
Sử dụng quá nhiều font chữ khác nhau khiến bản in của bạn trở nên rườm rà hơn. Khách hàng khi đọc những tài liệu như vậy cũng cảm thấy rối mắt và khó tiếp thu.
Thay vì sử dụng nhiều font chữ, nên chỉ giới hạn trong một vài kiểu nhất định và bố trí thật hài hòa.
Cũng nên tránh sử dụng những font chữ lạ, nhiều chi tiết. Có thể chúng sẽ làm giảm tính chuyên nghiệp của bạn trong mắt khách hàng.
Để tài liệu quan trọng trên máy photocopy
Máy photocopy hiện nay đa số đều có ổ cứng và khả năng lưu trữ tài liệu. Nhưng nhiều người có thể sử dụng chung, đôi khi là cả những người bên ngoài công ty của bạn.
Bạn có những tài liệu quan trọng, hồ sơ khách hàng, thông tin cá nhân… không nên lưu trong ổ cứng máy photocopy. Bởi những tài liệu này có thể bị người khác sử dụng dù bạn không muốn.
Máy photocopy dù tốt đến đâu nhưng nhiều người có thể sử dụng chung đều có thể tiềm ẩn rủi ro
In, photocopy màu sắc trong khi không cần thiết
Đa số các tài liệu lưu hành nội bộ chỉ cần in, chụp trắng đen. Các logo hay hình ảnh màu chỉ thường chỉ gây tốn kém phí mực in mà không đem lại nhiều giá trị. Với các tài liệu này, tốt nhất chỉ nên in ở chế độ phân giải thấp, màu trắng đen, sử dụng tính năng in hai mặt… Sẽ tiết kiệm cho văn phòng bạn được khá nhiều đấy!
Tương tự chế độ in màu là kiểu in với chữ quá đậm cũng gây lãng phí. Thông thường, nên chỉnh chế độ in tiết kiệm mực thành mặc định. Khi nào cần in chất lượng cao mới tắt tính năng này.
Sử dụng hình ảnh độ phân giải thấp khi in
Nếu bạn sử dụng hình ảnh có độ phân giải quá thấp trong tài liệu, thì trong bản in hoặc photocopy chất lượng hình càng bị giảm nhiều hơn nữa. Tốt nhất để bản in của bạn được đẹp, rõ nét. Nên sử dụng các hình ảnh minh họa có độ phân giải tốt một chút.
Tuy nhiên màu sắc cũng khá quan trọng
Bản in màu sắc được chứng minh là khiến người đọc dễ thu hút và ghi nhớ nội dung hơn. Một bản in đẹp, hài hòa với màu sắc sẽ khiến khách hàng đánh giá cao tính chuyên nghiệp của công ty bạn.
Với những tài liệu quan trọng, bản in, photocopy đến tay khách hàng nên được chăm chút cẩn thận nhất.
